12 herramientas para gestionar la comunicación digital de tu empresa

Utilizas herramientas digitales todos los días.

El calendario para organizar reuniones.

El correo electrónico para mantener conversaciones.

Una aplicación para compartir documentos.

Otra para gestionar tareas.

Y probablemente alguna más para diseñar, publicar o revisar resultados.

El problema no suele ser la falta de herramientas.

De hecho, muchas empresas tienen demasiadas.

Prueban una aplicación.

Después otra.

Duplican información.

Crean procesos diferentes en cada plataforma.

Y terminan dedicando más tiempo a gestionar las herramientas que a gestionar la comunicación digital.

Una herramienta no convierte por sí sola la comunicación digital en algo más rápido, eficaz o sostenible.

Para que resulte útil, debe responder a una necesidad concreta dentro de un proceso.

Por eso, antes de presentarte estas doce opciones, quiero proponerte una idea:

No necesitas utilizar todas estas herramientas. Necesitas elegir las mínimas que permitan que tu sistema funcione.

Las herramientas no sustituyen a la estrategia

Puedes tener el mejor programa para publicar en redes sociales.

Pero si no sabes qué quieres comunicar digitalmente, seguirás programando contenidos sin dirección.

Puedes contratar una herramienta de automatización.

Pero si el proceso no está claro, solo conseguirás automatizar el desorden.

Puedes crear un cuadro de mando lleno de datos.

Pero si no has definido qué resultados necesitas observar, acumularás métricas sin tomar decisiones.

La tecnología debería facilitar la estrategia de comunicación digital, no intentar sustituirla.

Antes de incorporar una nueva herramienta, responde:

• ¿Qué problema queremos resolver?
• ¿Qué proceso va a facilitar?
• ¿Quién la utilizará?
• ¿Qué información contendrá?
• ¿Se integra con las herramientas actuales?
• ¿Qué coste tendrá en dinero, aprendizaje y mantenimiento?
• ¿Qué dejaremos de utilizar?

Si no puedes responder, probablemente todavía no necesitas esa aplicación.

Cómo elegir las herramientas de comunicación digital

No todas las empresas necesitan el mismo sistema.

La elección dependerá de:

• el tamaño del equipo;
• los canales utilizados;
• la frecuencia de las acciones;
• el nivel de colaboración;
• el presupuesto;
• la información que necesitas medir;
• y la capacidad de mantener las herramientas actualizadas.

Una empresa pequeña puede organizar buena parte de su comunicación digital con cuatro o cinco soluciones.

Otra con varios departamentos, proveedores y campañas activas necesitará una estructura más amplia.

El mejor sistema no es el que tiene más funciones, sino el que el equipo puede utilizar de forma consistente.

Estas son doce herramientas —o tipos de herramientas— que pueden ayudarte a construirlo.

1. Notion: para documentar la estrategia y centralizar el conocimiento

Notion puede utilizarse como espacio central para organizar información relacionada con la comunicación digital.

Por ejemplo:

• estrategia;
• posicionamiento;
• mensajes principales;
• perfiles de clientes;
• procesos;
• calendario;
• ideas de contenido;
• actas de reuniones;
• recursos;
• documentación para proveedores.

Su principal utilidad no está en acumular páginas bonitas.

Está en crear un lugar donde el equipo pueda encontrar la información que necesita.

Puedes tener una ficha para cada acción que incluya:

• objetivo;
• público;
• mensaje;
• canal;
• responsable;
• estado;
• fecha;
• llamada a la acción;
• resultados.

Centralizar el conocimiento reduce la dependencia de conversaciones dispersas, correos antiguos y documentos que nadie sabe localizar.

Alternativas: Confluence, Coda, Slite o Google Drive con una estructura bien organizada.

2. Asana o Trello: para convertir la estrategia en tareas

La estrategia necesita bajar al trabajo diario.

Una herramienta de gestión de proyectos permite transformar una campaña, un artículo o un lanzamiento en tareas concretas.

Por ejemplo, para publicar un caso de éxito:

1. Seleccionar el proyecto.
2. Recopilar información.
3. Solicitar autorización.
4. Entrevistar al cliente.
5. Redactar.
6. Revisar.
7. Diseñar.
8. Publicar.
9. Distribuir.
10. Medir.

En lugar de guardar todo el proyecto en la cabeza de una persona, puedes asignar:

• responsables;
• fechas;
• prioridades;
• dependencias;
• revisiones;
• aprobaciones.

Una herramienta de tareas resulta útil cuando hace visible quién debe hacer qué y en qué momento.

No necesitas utilizar simultáneamente Asana, Trello, Monday y ClickUp.

Elige una.

Y crea dentro de ella procesos sencillos que el equipo comprenda.

3. Google Drive: para organizar archivos y trabajar en equipo

La comunicación digital genera muchos archivos.

Textos.

Fotografías.

Vídeos.

Presentaciones.

Logotipos.

Informes.

Casos de éxito.

Versiones de una misma pieza.

Google Drive puede servir como repositorio compartido para organizar y editar estos materiales.

Pero abrir carpetas no es suficiente.

Necesitas establecer una estructura y unas normas.

Por ejemplo:

• 01 Estrategia.
• 02 Identidad de marca.
• 03 Contenidos.
• 04 Campañas.
• 05 Casos de éxito.
• 06 Informes.
• 07 Archivo.

También conviene definir:

• cómo se nombran los archivos;
• qué versión es la definitiva;
• quién tiene acceso;
• dónde se guardan los originales;
• y cuándo se archiva un proyecto.

Una estructura de archivos clara evita que el equipo pierda tiempo buscando materiales o vuelva a crear algo que ya existe.

Alternativa: Microsoft OneDrive y SharePoint, especialmente cuando la empresa ya trabaja con Microsoft 365.

4. Canva: para mantener la coherencia visual

Canva permite crear presentaciones, documentos y piezas para redes sociales a partir de plantillas.

También ofrece funciones para reunir colores, logotipos y tipografías de marca, y convertir diseños en plantillas reutilizables por el equipo.

Su valor dentro de una estrategia sostenible no está en diseñar algo completamente distinto cada día.

Está en crear un conjunto limitado de plantillas para necesidades recurrentes:

• publicaciones;
• carruseles;
• miniaturas;
• propuestas;
• presentaciones;
• informes;
• recursos descargables.

Las plantillas reducen el tiempo de producción y ayudan a que diferentes personas mantengan una identidad visual coherente.

Para aprovecharlas, define:

• qué elementos pueden modificarse;
• qué tipografías utilizar;
• qué colores están permitidos;
• qué estilo de imágenes encaja;
• y qué piezas requieren la intervención de un profesional del diseño.

Canva no sustituye la dirección creativa.

Pero puede hacer mucho más autónomo el trabajo cotidiano.

5. Metricool: para planificar, publicar y analizar redes sociales

Metricool permite planificar, gestionar y medir contenidos en diferentes redes sociales desde un mismo espacio. También dispone de funciones de análisis y elaboración de informes.

Puede ayudarte a:

• visualizar el calendario;
• programar publicaciones;
• centralizar distintas cuentas;
• revisar métricas;
• comparar periodos;
• y preparar informes.

La programación reduce tareas manuales.

Pero no convierte automáticamente un contenido en estratégico.

Programar publicaciones solo ahorra tiempo cuando previamente están claros el objetivo, el mensaje y el proceso de creación.

Evita llenar el calendario por llenar.

Utiliza la herramienta para ver:

• qué territorios de posicionamiento estás trabajando;
• qué campañas están activas;
• qué contenidos puedes reutilizar;
• y qué resultados está generando cada canal.

Alternativas: Hootsuite, Buffer, Sprout Social o plataformas nativas como Meta Business Suite.

6. MailerLite o ActiveCampaign: para gestionar la relación por correo

Una plataforma de correo electrónico permite enviar newsletters, organizar contactos y crear automatizaciones.

MailerLite, por ejemplo, integra newsletters, formularios, páginas de captación y automatizaciones dentro de la misma plataforma.

ActiveCampaign puede ser más adecuada cuando necesitas trabajar automatizaciones y recorridos más complejos.

Puedes utilizar estas herramientas para:

• dar la bienvenida a nuevos suscriptores;
• mantener una newsletter;
• segmentar contactos;
• enviar recursos;
• hacer seguimiento después de un evento;
• acompañar una campaña;
• recuperar conversaciones;
• y mantener la relación con antiguos clientes.

La automatización no debería eliminar el componente humano, sino evitar tareas repetitivas y facilitar que las conversaciones importantes reciban atención.

Antes de crear una secuencia, define:

• qué la activa;
• qué necesita la persona;
• qué mensajes recibirá;
• durante cuánto tiempo;
• y qué debe ocurrir si responde.

7. Typeform o Tally: para recopilar información

Los formularios pueden ayudarte a obtener información de forma ordenada.

Por ejemplo:

• solicitudes de contacto;
• formularios de diagnóstico;
• encuestas;
• evaluaciones;
• inscripciones;
• preguntas para testimonios;
• solicitudes internas;
• recopilación de ideas.

Una buena herramienta de formularios evita cadenas interminables de correos y permite guardar las respuestas de forma estructurada.

Pero el formulario no debería convertirse en una barrera.

Pide únicamente la información que realmente necesitas.

Cuantas más preguntas hagas, más justificada debe estar la utilidad de cada respuesta.

Además, explica:

• para qué se utilizarán los datos;
• qué ocurrirá después;
• cuándo recibirá respuesta;
• y qué siguiente paso puede esperar la persona.

8. Google Search Console: para entender la visibilidad de tu web

Google Search Console permite observar el rendimiento de una web en los resultados de búsqueda de Google e identificar consultas, clics, impresiones y posibles incidencias.

Puede ayudarte a comprender:

• qué búsquedas llevan personas a tu web;
• qué páginas reciben visibilidad;
• qué contenidos están perdiendo tráfico;
• qué oportunidades existen;
• y qué errores técnicos pueden afectar a la presencia en buscadores.

Su utilidad no consiste en revisar datos diariamente.

Consiste en convertirlos en decisiones.

Por ejemplo:

• actualizar un artículo;
• mejorar un título;
• ampliar una página;
• crear contenido sobre una consulta relevante;
• revisar un problema de indexación.

Medir solo resulta útil cuando los datos cambian alguna decisión de comunicación digital.

9. Google Analytics: para analizar qué ocurre en la web

Search Console ayuda a entender cómo llegan las personas desde Google.

Google Analytics permite analizar qué ocurre dentro de la web.

Puedes revisar, entre otros aspectos:

• páginas visitadas;
• procedencia del tráfico;
• recorridos;
• acciones;
• conversiones;
• comportamiento por dispositivos.

No necesitas observar todos los informes disponibles.

Empieza por las preguntas relacionadas con los objetivos del negocio.

Por ejemplo:

• ¿Qué contenidos llevan visitas hacia páginas de servicio?
• ¿Qué canales generan solicitudes?
• ¿Dónde abandona la gente?
• ¿Qué recursos producen suscripciones?
• ¿Qué páginas participan en las conversiones?

Google recomienda combinar datos de Analytics y Search Console para obtener una visión más completa de cómo las personas descubren y utilizan la web.

La analítica debería ayudarte a comprender el recorrido, no a acumular cifras en una presentación mensual.

10. Looker Studio: para crear cuadros de mando útiles

Cuando la información está repartida entre varias plataformas, Looker Studio puede ayudarte a reunirla en un cuadro de mando.

Puedes combinar datos relacionados con:

• web;
• búsquedas;
• campañas;
• redes sociales;
• formularios;
• ventas;
• objetivos.

El riesgo es construir un informe con decenas de gráficos que nadie utiliza.

Un cuadro de mando sostenible debería responder a pocas preguntas importantes.

Por ejemplo:

• ¿Estamos llegando a las personas adecuadas?
• ¿Qué canales generan conversaciones?
• ¿Qué contenidos apoyan el posicionamiento?
• ¿Qué acciones están produciendo oportunidades?
• ¿Dónde estamos invirtiendo recursos sin resultados suficientes?

Un buen informe no es el que contiene más datos, sino el que facilita mejores decisiones.

Revisa periódicamente qué métricas siguen siendo necesarias.

Elimina las que solo están ahí porque la herramienta permite mostrarlas.

11. Zapier o Make: para automatizar tareas repetitivas

Las herramientas de automatización conectan aplicaciones y permiten que determinadas tareas se ejecuten cuando ocurre una acción.

Por ejemplo:

• guardar en una base de datos las respuestas de un formulario;
• avisar al equipo cuando llega una solicitud;
• añadir contactos a una lista;
• crear una tarea después de una reunión;
• guardar archivos en una carpeta;
• actualizar un registro;
• iniciar una secuencia de seguimiento.

Zapier define la automatización de flujos como la creación de procesos que simplifican tareas repetitivas entre las aplicaciones utilizadas por la empresa.

Pero hay una regla importante:

No automatices un proceso que todavía no funciona correctamente de forma manual.

Antes, documenta:

• qué activa el proceso;
• qué pasos sigue;
• qué excepciones existen;
• quién supervisa;
• y qué ocurre si falla.

Automatizar el caos solo consigue que el caos viaje más deprisa. Y eso no suele aparecer en la página de ventas de la herramienta.

12. 1Password: para gestionar accesos de forma segura

La comunicación digital requiere acceso a muchas plataformas:

• redes sociales;
• web;
• correo;
• herramientas de diseño;
• automatizaciones;
• analítica;
• campañas;
• almacenamiento.

Compartir contraseñas por correo, documentos o aplicaciones de mensajería crea riesgos y dificulta controlar quién tiene acceso.

1Password permite guardar credenciales, compartirlas con el equipo y asignar permisos según las funciones de cada persona.

También facilita la retirada de accesos cuando cambia un proveedor o alguien deja el equipo.

La sostenibilidad de la comunicación digital también depende de que los accesos no estén concentrados en una sola persona ni guardados de forma insegura.

Alternativas: Bitwarden, Dashlane o el gestor corporativo que utilice tu organización.

Una hoja de cálculo también puede ser la herramienta adecuada

No todo necesita una aplicación especializada.

Una hoja de cálculo puede servir perfectamente para:

• registrar contenidos;
• hacer seguimiento de acciones;
• organizar contactos;
• recopilar métricas;
• controlar presupuestos;
• documentar campañas;
• mantener un calendario sencillo.

Una herramienta básica bien utilizada puede ser más eficaz que una plataforma sofisticada que nadie mantiene.

El criterio debería ser siempre el mismo:

¿Resuelve la necesidad?

¿El equipo sabe utilizarla?

¿Puede mantenerse actualizada?

¿Evita duplicidades?

¿Facilita decisiones?

Si la respuesta es sí, no necesitas complicarlo.

Cómo saber si tienes demasiadas herramientas

Puedes sospechar que el sistema se ha complicado demasiado cuando:

• la misma información aparece en varios lugares;
• nadie sabe cuál es la versión correcta;
• necesitas introducir datos manualmente en diferentes plataformas;
• el equipo no utiliza parte de las funciones contratadas;
• las herramientas no están conectadas;
• existen aplicaciones que solo utiliza una persona;
• continúas pagando soluciones que ya no recuerdas para qué servían.

Cada herramienta añade capacidad, pero también mantenimiento, aprendizaje, coste y dependencia.

Por eso conviene revisar el sistema cada seis o doce meses.

Para cada aplicación, responde:

• ¿Qué problema resuelve?
• ¿Quién la utiliza?
• ¿Con qué frecuencia?
• ¿Qué información contiene?
• ¿Qué ocurriría si la elimináramos?
• ¿Existe otra herramienta que ya haga lo mismo?

No incorpores una herramienta sin asignar un responsable

Cuando nadie es responsable, ocurre esto:

La información queda desactualizada.

Los procesos se incumplen.

Cada persona utiliza la aplicación de una manera.

Y finalmente el equipo vuelve al correo electrónico o a los mensajes privados.

Para cada herramienta, define:

• una persona propietaria;
• normas básicas de uso;
• qué información debe mantenerse;
• quién tiene acceso;
• qué revisiones se realizarán;
• y cómo se incorporará a nuevas personas.

La herramienta necesita una función, pero también una persona que cuide el sistema.

Crea un ecosistema mínimo de comunicación digital

No empieces contratando doce soluciones.

Empieza identificando las funciones imprescindibles.

Para una empresa pequeña, un sistema inicial podría incluir:

1. Una herramienta para documentar.
2. Una para gestionar tareas.
3. Una para almacenar archivos.
4. Una para crear materiales.
5. Una para publicar o distribuir.
6. Una para medir.

A partir de ahí, incorpora nuevas soluciones cuando exista una necesidad real.

No porque una herramienta esté de moda.

Ni porque la competencia la utilice.

Ni porque prometa ahorrar decenas de horas sin explicar primero de dónde salen.

Una estrategia de comunicación digital sostenible utiliza el menor número de herramientas necesario para que los procesos funcionen correctamente.

Las herramientas deberían aumentar la autonomía del equipo

El objetivo no es que la empresa dependa cada vez más de aplicaciones, automatizaciones o proveedores.

Deberían servir para que el equipo pueda:

• encontrar información;
• ejecutar procesos;
• mantener la coherencia;
• tomar decisiones;
• colaborar;
• y saber qué está ocurriendo.

Si una herramienta solo puede utilizarla quien la configuró, existe una nueva dependencia.

Documenta lo esencial.

Crea plantillas.

Define accesos.

Forma a las personas que realmente deben utilizarla.

Un sistema sostenible continúa funcionando aunque una persona concreta no esté disponible.

Qué herramienta deberías elegir primero

No empieces preguntando:

“¿Cuál es la mejor aplicación?”

Empieza identificando el principal problema.

Si las tareas se olvidan

Necesitas una herramienta de gestión de proyectos.

Si nadie encuentra los documentos

Necesitas mejorar el almacenamiento y la estructura de archivos.

Si cada contenido tiene una apariencia distinta

Necesitas un sistema visual y plantillas.

Si publicar consume demasiado tiempo

Necesitas revisar el proceso y después valorar una herramienta de programación.

Si no sabes qué funciona

Necesitas definir objetivos y organizar la medición.

Si la información se copia manualmente

Puede tener sentido introducir automatizaciones.

La herramienta adecuada depende del problema que intentas resolver, no de la cantidad de funciones que incluya.

La tecnología debe hacer más sencilla la comunicación digital

No necesitas acumular aplicaciones.

Necesitas construir un sistema en el que cada herramienta tenga una función clara.

Para documentar.

Para ejecutar.

Una para distribuir.

Y otra para medir.

Y solo las que sean necesarias para tu empresa.

La tecnología puede reducir tareas repetitivas, facilitar la colaboración y mantener la información organizada.

Pero seguirá siendo necesario:

• definir objetivos;
• tomar decisiones;
• crear mensajes relevantes;
• escuchar al cliente;
• revisar resultados;
• y cuidar las relaciones.

Las herramientas facilitan el trabajo. La estrategia decide qué trabajo merece la pena hacer.

Una pregunta para revisar tu sistema

Haz una lista de todas las herramientas que utilizas actualmente para gestionar la comunicación digital.

Al lado de cada una, responde:

• ¿Qué proceso facilita?
• ¿Quién es responsable?
• ¿Qué información contiene?
• ¿Está conectada con las demás?
• ¿La seguimos necesitando?

Si no puedes explicar con claridad para qué existe una herramienta, quizá el siguiente paso no sea instalar una nueva.

Quizá sea simplificar el sistema que ya tienes.